多くの企業が抱える悩み

今回の企業は創業50年の歴史をもち、古河市に本社を置く建設機械レンタルリース業を営むK社。この業界は、現場の状況が日々変化するため、迅速かつ正確な情報共有が必要となっています。
そのため、報告・連絡・相談（報連相）が不可欠であり、特に上司が部下とのコミュニケーションをスムーズにするためのスキルが求められていました。そこでK社では、上司が部下に対して報連相を円滑にさせるためのスキル強化をすることを目的とし、より具体的かつ実践的に学びました。

研修会企画のポイント

今回の研修では、特に以下の点に焦点を当てた研修を企画しました。
・部下が報連相をしやすい環境づくり
・具体的な報連相のタイミングや内容の指導方法
・上司の聴く力の強化とフィードバックの仕方

（部下が報連相をしやすい環境づくり）
まず、部下が報連相をしやすい環境を作ることが大切だと考え、研修では上司が以下のポイントを実行することで、部下が積極的に報連相を行うように促す方法を学びました。
・心理的安全性の確保
➡ 部下が失敗を恐れずに報告や相談をできる環境を作るためには、叱責や批判よりも、問題解決に向けた建設的な対話を心がけることが重要です。これにより、部下は気軽に相談できるようになることを目的とした対応を図りました。
・日常的な対話の場の設置
➡ 定期的なミーティングや報告時間を設定し、堅苦しくない報告ができる環境を設けることで、部下が報告をため込まずに小さな問題でも早期に相談できるようになる対応をしました。

具体的な内容と効果性

研修では、業務の進捗が重要な局面に差し掛かった際や、問題やトラブルが発生したときには即時に報告することの重要性を共有しました。特に、問題が拡大する前に早めの対応を促すことが重要なことを学習しました。

まず報告内容では「何を」「どのように」報告すべきかを具体的に示すことで、部下が迷わずに報告できるようになることから、業務の進捗や問題点、対策案などを明確に伝えるような部下への指導法を学びました。また、PREP法など、簡潔かつ要点を押さえた報告の仕方を指導することで、上司も効率的に状況把握ができるように対応しました。
そして報連相が円滑に行われるよう、上司の「聴く力」と適切なフィードバックのためのスキルを強化しました。

アクティブリスニングの実践では、上司が部下の話を傾聴し、途中で話を遮らず、質問や相槌を入れながら進めることが、部下にとっての安心感を高めることを学びました。
研修では、部下が何を伝えたいのかをしっかり理解し、その内容を踏まえて具体的なアドバイスを行う練習を行いました。
またフィードバックの質を高めるため、部下が報告や相談を行った後に上司からの適切なフィードバックが展開される演習を行いました。具体的には、行動に焦点を当てたフィードバックや、建設的な提案をする方法を学びました。このスキル強化の結果、部下は自己改善のポイントを理解し、やがて報連相の質が高くなるという効果性も現れてきました。

研修を終えての社内変化と新たな課題

研修を実施した結果、K社では部下とのコミュニケーションが円滑になり、報連相が以前よりも頻繁に行われるようになってきました。それだけでなく、部下が積極的に問題を共有するようになり、早期に対策を講じることができるようにもなりました。
さらに上司自身の聴く力も向上し、部下の話に対してより理解を深めたフィードバックができるようにもなってきました。

一方で、今後の課題として以下の点も見えてきました。
忙しい業務の中で、部下との報連相の時間を確保するための工夫が必要であること。
そして部下に報連相を促すだけでなく、自らも適切なタイミングで部下に情報を提供することが求められること。
それには普段から、部下との関係性を深めるため、休み時間などインフォーマルな時間を利用しての雑談やプライベートな会話を増やせるよう取り組んでいくようです。

株式会社エルシーアール　代表取締役　荒井 浩通