皆さま、ご無沙汰しております。エルシーアールの倉住でございます。コロナの影響でなかなか外出できない状況が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか？私は、相変わらず休みの日は自宅にこもっています。最近、ハマっていることが、家族でカードゲームの「UNO」をやることです。カードによっては、小学生でも逆転勝ちもできるので、暇さえあれば我が家は、UNOをやっています。ご興味があれば、ぜひやってみて下さい。

ビジネスにおける文章の注意点とは

本日は、ビジネス文章について書いていこうと思います。皆さまは、ビジネス文章についていかがでしょうか？自信をもって「大丈夫！」と答えられるでしょうか？もしかしたら、間違って覚えているケースがあるかもしれません。私も、前職の入社のときの研修でさらっとやった記憶があり、今更ですが、もう一度見直す機会があり、改めて勉強になったので、少しですが間違いが多そうなものをご紹介していこうと思います。

まずは、一番使うメールの宛名についてみていこうと思います。私も一日に何通も出すことがあるメールですが、相手にとって失礼に当たる場合もあるので、注意した方がよいでしょう。まずは、間違いの宛名の書き方です。

例示を使って、確認しましょう

例１

○○○株式会社

営業部

○○部長様

このように、記されているメールを見たことはありませんか？役職の後に「様」をつけてしまうのは、なんとNGなのです。「様」を付ける場合は、役職→名前→様と書くのがよいでしょう。この例では、営業部長　〇〇様です。　

社内メールでも役職の後に「様」を付けるのは、NGなので気を付けておいた方がよいでしょう。

次は宛名です。

例2

○○㈱

営業部　部長

○○　様

どこがよくないかわかりますか？そうです。「㈱」です。これは、略称をしてはいけません。「㈱」や「㈲」などはしっかりと略さずに書くようにしましょう。なので、正解は、「○○株式会社」です。

まだまだある典型的な間違い

「御中」の使い方も間違いが多いです。「御中」を使う場合は、企業全体や団体に向けて書くので、個人に送る場合は、書かないようにしましょう。

また、「殿」の使い方です。よく「○○　殿」などと使われますが、送る相手によっては失礼になる場合があるので、気を付けておいた方がよいでしょう。

「殿」は、自分と同等、もしくは自分より下の立場の人に向けての言葉になるので、社外に送る際は「様」でメールを送った方がよいと思います。

本日は、ごく一部のご紹介となってしまいましたが、このようにビジネス文章では、色々なルールがあります。一度見直すのもよいかと思います。私もまだまだ完璧だと言えません。これからも長く付き合うビジネス文章を学んでいきたいと思います。

株式会社エルシーアール　事業推進部　係長　倉住 準