みなさま、ごぶさたしていました。エルシーアールの大木です。
年末年始の長期休暇が終わり、３週間がたちました。年始あいさつも終わり、新年の活動が本格的に始まった今日このごろです。
働き方改革の取組がスタート！
弊社でも昨年からいわゆる「働き方改革」が始まりました。社員それぞれの日ごろの気づきを足掛かりに、業務ブラッシュアップ・ムダどりをしていこうということになりました。
今期の方針としても取り上げることになりましたが、その一つが職場の５Sです。手始めとして３S（整理、整頓、清潔）からスタートすることにしました。もちろんこれまでも、弊社の５S・３Sに関する基準に則って、日々業務を進めてはいました。
しかし、社員が入れ替わるなど、置かれている状況が変わる中で、大切なことは「アップデート」してよりよい状態にすることです。いわゆる「改善」です。
弊社のようなコンサルタント会社はコンサルタント業務を通して、お客様から膨大な量のデータを紙や電子データとして預かったり、保管したりしています。そこから、必要な資料や情報を探し出し日々業務を進めています。このときにかかる時間をもっと短縮できるようにしたいという思いを課題と捉えて、３Sの一つの柱として進めることにしました。
さっそく担当者が計画を立て、目標を決め、いざ取り掛かろうとしました。しかし、すぐに立ち行かなくなりました。なぜなら、これまでの基準に対する各々考えが人によってバラバラであるからです。このまま不用意に進めては、必要のない物を保存し、必要な物を捨ててしまう恐れがでてきました。もし、必要な物を捨ててしまえば、業務改善どころではなく業務改悪です。
だれもが納得して動き出す計画を！
そこで、チームのメンバーで、小さなPDCAサイクルを回して、計画の立て直しから再スタートを図りました。当初の計画では、現状把握はしたのですが、その理由や背景までは分析していなかったので、一人一人のヒアリングをしてていねいに現状把握からやり直しました。
さらに、理想的な状態をイメージし、それを共有した上で、行動基準を作りました。行動する際の判断基準がなければ人は動きません。ゴールである理想的な状態を示し、それを達成するために、「誰が」「何を」「いつまでに」「どうするか」が分からないと何も変わらないでしょう。計画とはそれを見て、やる気になり、どうやればできるかが分かるものでなければ、次のアクションは起きないものです。
プロセスの最適化が高いパフォーマンスを生む
そもそも私たちがPDCAにこだわった理由のひとつは、プロセスを大切にすることにあります。よりよい結果を生むためには、それを生み出す過程にこだわる必要があります。このプロセスを整えることは社員の思考を活性化させたり、必要なことに時間をかけたりすることにつながり、結果として高パフォーマンスを可能にすると考えるからです。
メンバー1人1人の考えを反映させた計画！
さて、私たちが修正した計画は、3Sからスタートして半年後にゴールの手順書を作るということになりました。当初、起案者は長年手つかずであったことを一気に片付けようと意気込んでいましたが、他のメンバーの中には、本当にそこまで行けるのか不安を大きくもっていた人もいたのが実際でした。そのため、計画を立て直す打合せでは、事務局メンバーの様々な意見も生かし、実行可能であり効果的な計画を立てることができました。地に足がついた計画をできそうであると、メンバーみんなで意気込んでいます。計画づくりにおいては、担当メンバーの意見を吸い上げることも含めて、綿密に進めていくことが重要であるとも感じました。
今回、実際の業務を「PDCA」の最重要ポイントが「P」、つまり計画にあるのだと改めて考えました。今後は、「D」についてお伝えいたします。
株式会社エルシーアール 事業推進部 大木啓樹
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